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Impressum / DSGVO

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TuS Bad Arolsen 1919 e.V. - 1. Vorsitzender Carsten Strippel, Am Tannenkopf 34454 Bad Arolsen

 

Datenschutzordnung

Präambel

Der TuS Bad Arolsen 1919 e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sport- und Spielbetriebes oder im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern oder Teilnehmenden an Sport- und Spielveranstaltungen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

 § 2 Verarbeitung und Weiterleitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im "Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten" ein Einzelblatt angelegt.

2. Im Rahmen von Mitgliedsanträgen und des laufenden Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder:

Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Geschlecht, Datum des Vereinsbeitritts, ggf. Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu Landesverbänden "Landessportbund (LSB) Hessen" und "Hessischer Fußballverband (HFV)" oder zu Versicherungszwecken werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Spielerpass, Lizenz), an solchen Veranstaltungen teilnehmen oder ein Versicherungsfall eintreten sollte.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht sowie ggf. an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen, z.B. Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, ggf. Alter oder Geburtsjahrgang, Ehrungen, Funktionen usw.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen des Vereins gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. Im Rahmen von Vereinsaktivitäten werden vom Verein Fotos und Videos von mindestens 16-jährigen auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 DSGVO (berechtigtes Interesse) erstellt und ggf. veröffentlicht. Bei unter 16-jährigen wird für diesen Zweck die Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 von den Erziehungsberechtigten eingeholt und überwacht.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiter, der Trainer, der Spieler, weiterer Mannschaftsverantwortlicher/Betreuer und Hilfskräften mit Vorname, Nachname, Funktion, Telefonnummer und E-Mailadresse veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach
§ 26 BGB, soweit die Satzung oder diese Ordnung nichts Abweichendes regelt.

Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Vereinsmitgliedern oder Teilnehmenden werden den jeweiligen verantwortlichen Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Trainern/Betreuern usw.) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen -zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit- eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Falls die Kommunikation per E-Mail erfolgt, richtet der Verein einen vereinseigenen Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Verantwortlichen im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Trainer/Betreuer usw.), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter des Vereins

Da im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

Ein Datenschutzbeauftragter ist vom Verein rechtmäßig bestellt und gemeldet.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten und Sozialen Medien

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet und in sozialen Medien obliegt dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand oder einem Beauftragten vorgenommen werden.

2. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) die ausdrückliche Genehmigung des Vorstandes für den Fall, dass diese Einrichtung im Namen des Vereins geschieht. Für den Betrieb eines Internetauftritts und sozialer Medien haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Vorstands, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts oder sozialer Medien widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Verantwortlichen des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutz-ordnung können mit Sanktionen geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 01. März 2019 beschlossen und tritt mit Wirkung des nachfolgenden Tages in Kraft. Die Datenschutzordnung wird der Satzung des Vereins als Anlage beigefügt.

 


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